Foire aux questions

Auto-entrepreneur puis-je effectuer des achats pour le compte de mes clients et me faire rembourser les sommes engagées en tant que débours ? Quelles sont les implications ?

Les débours sont des achats effectués par un fournisseur pour le compte de son client. Typiquement un imprimeur se fait rembourser en débours des reliures que son client aurait dû acheter de lui-même. Vous pouvez en tant qu’auto-entrepreneur utiliser les débours pour effectuer des achats au nom de votre client*. Celui-ci serait le seul poursuivi en cas de non-paiement. Il vous rembourse, à l’euro près les sommes que vous avez engagées pour son compte. Ce qui signifie que vous ne pouvez en aucun cas, faire un bénéfice à l’occasion d’un débours.

Principe des débours :

Les débours ne s’appliquent pas à tous les achats.
Les remboursements de frais de déplacements (indemnités kilométriques, repas, hébergement) ne peuvent par exemple être refacturés à un client en tant que débours.

> Formalités pour effectuer des achats au débours

1. Les sommes engagées pour le compte de votre client doivent impérativement faire l’objet d’une reddition de compte exacte.

2. Vous devez effectuer ces achats en vertu d’un mandat préalable et explicite : c’est-à-dire un accord écrit de la part de votre client précisant la demande d’achat au débours. Un accord « tacite » (non écrit), peut être admis lorsqu'il est suffisamment vraisemblable pour ne pas être mis en doute, précise la loi**.
Notre conseil : les preuves écrites sont toujours recommandées. Si vous le pouvez demandez à votre client de vous en fournir.

3. Vous devez transmettre à votre client toutes les pièces justifiant l’engagement et le montant des sommes qu’il vous doit au titre des débours.

4. En cas de contrôle, vous devrez justifier la nature ou le montant exact des débours. Et ce, par tous moyens appropriés : factures des fournisseurs, copie des comptes rendus ou factures détaillées adressées aux clients, etc.
Dans votre comptabilité, vous conserverez une trace écrite des débours, dans une note dédiée (compte de passage).

> Limite : ce système de débours n’est pas avantageux pour votre client

En tant qu’auto-entrepreneur, vous ne pouvez acheter comme une société puisque vous n’êtes pas assujetti à la TVA. Ce qui signifie que vous ne pouvez pas vous faire rembourser la TVA comme le ferait une société. Or, si votre client est justement une société, ce système de débours le désavantage. Ne pouvant se faire rembourser la TVA sur ses achats, il va en fait acheter ses produits plus chers que s’il les achetait lui-même. Il vous faut donc clarifier ce point avec lui.

> Précaution

Vous devez être particulièrement rigoureux dans l’utilisation des factures au « débours ». Conservez systématiquement tous les justificatifs de vos opérations (doubles de factures, etc.). En cas de contrôle fiscal, vous devrez justifier les débours effectués. En cas de doute, vous êtes tout à fait en droit de contacter votre centre des impôts pour leur demander leur avis. Si vous effectuez une demande d’information écrite, votre Centre des impôts est dans l’obligation de vous répondre par écrit. 

* Bulletin Officiel des Impôts - Direction générale des finances publiques 4 G-3-09, N° 40 DU 9 AVRIL 2009 : « En outre, le chiffre d’affaires ou les recettes n’incluent pas les sommes encaissées qui répondent à la définition des débours : ces sommes doivent nécessairement être engagées au nom et pour le compte du client et faire l’objet d’une reddition de compte exacte (à l’exclusion, en conséquence, de tout montant forfaitaire). »
** Mémento Fiscal 2009©, Editions Francis Lefebvre, 2010. CE 4-3-1987 n° 70321 : RJF 5/87 n° 503.

Question posée par Laurence Garisson sur le hub de la communauté de Planète auto-entrepreneur, le 14/12/09.