Quels documents un Auto-Entrepreneur doit absolument conserver ?

Se déclarer Auto Entrepreneur, c’est devenir un chef d’entreprise à part entière. Ainsi, un Auto Entrepreneur se doit de respecter certaines obligations légales au même titre que les dirigeants. Pour eux, conserver certains documents administratifs figure parmi ces obligations. Avec la bonne information et une organisation astucieuse, il est très simple de répondre à cette attente. Planète Auto-Entrepreneur vous livre ses conseils.

Quels documents concernant la gestion de l’Auto Entreprise à conserver ?

Documents comptables :

S’il y a bien des documents à ne pas égarer, c’est bien ceux de la comptabilité. Et la tâche peut être ardue : ce sont les documents les plus nombreux pour un chef d’entreprise. Pourtant, il faut bien garder à l’esprit que ce sont ces archives que l’administration est susceptible de vérifier de manière approfondie en cas de contrôle fiscal. De ce fait, la comptabilité d’un Auto Entrepreneur se doit d’être méticuleusement organisée et entretenue. Dans un fichier informatique ou un porte-document, l’Auto Entrepreneur doit s’assurer de garder :

  • son livre comptable, soit toutes les opérations qui concernent son Auto-Entreprise. Chaque dépense et chaque recette y sont enregistrées, accompagnées des pièces justificatives correspondantes,
  • les factures et autres justificatifs : les doubles des factures réglées par ses clients, les récépissés de dépenses, …

Les documents comptables doivent être conservés de la manière la plus exhaustive possible toute la durée de l’activité de l’Auto Entrepreneur et jusqu’à 10 ans après sa cessation. Quant aux justificatifs et contrats bancaires relatifs à l’Auto Entreprise, ils doivent être gardés 5 ans.

Documents d’assurance

Afin de sécuriser leur activité, les Auto Entrepreneurs comme tous les chefs d’entreprises doivent contracter des assurances spécifiques à leur profession indépendante. Généralement, une assurance civile RC professionnelle solide suffit à garantir leur activité. Les artisans du BTP, quant à eux, devront s’équiper d’une assurance décennale.

Quel que soit le choix, les documents d’assurances doivent être conservé par l’Auto Entrepreneur toute la durée du contrat et au minimum 2 ans après la fin de ce dernier. Besoin d’une assurance adaptée à votre activité d’Auto Entrepreneur ? Les offres Simplis permettent aux Auto-Entrepreneurs de s’assurer aux meilleurs tarifs. Il suffit d’un clic pour obtenir un devis. 

Quels documents concernant l’identité de l’Auto Entreprise à conserver ?

Le numéro de SIRET

Le numéro de SIRET constitue l’identité de chaque entreprise, Auto Entreprises comprises. Composé de 14 chiffres, c’est à l’issue du processus de déclaration initiale d’activité que les Auto Entrepreneurs reçoivent leur numéro de SIRET par un courrier postal de l’INSEE. Ce document est à conserver sans limite de temps.

Le code APE

Les Auto Entrepreneurs reçoivent un code APE dans le même courrier que leur numéro de SIRET. Ce numéro permet d’identifier l’activité de l’indépendant et correspond à une classification nationale, celle de la Nomenclature d’Activités Françaises. Ainsi, un Auto Entrepreneur qui exerce une double activité devra conserver deux codes APE.

Il peut arriver que le code APE ne corresponde pas à l’activité déclarer. Cette erreur de l’INSEE peut être corrigée sur demande de l’Auto Entrepreneur sur simple courrier adressé à son antenne régionale.

Les autres cas d’immatriculation

Un Auto Entrepreneur se verra attribuer certaines autres immatriculations en fonction de sa catégorie d’activité. C’est le cas des Auto Entrepreneurs en prestation de services commerciales qui doivent demander auprès du Tribunal du Greffe leur immatriculation au registre de Commerce et des Sociétés (RCS). Les Auto Entrepreneurs artisans quant à eux réclameront leur carte d’artisan à leur Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA). Ces documents sont à conserver au minimum tout le temps d’exercice de leur activité d’Auto Entrepreneur.